3 caratteristiche ideali del Controllo di Gestione
Il Controllo di Gestione non è solo una fredda attività di controllo. Con i Software Controllo di Gestione possiamo liberare risorse aziendali che prima si trovavano bloccate a causa della mancanza di visibilità sui risultati che possono produrre.
Il Controllo di Gestione è quindi la benzina dell’organizzazione, l’energia che sviluppa movimento e consente all’azienda stessa di camminare e poi correre verso i suoi obiettivi.
Come realizzare quindi un buon sistema di Controllo di Gestione?
Il Controllo di Gestione parte dal budget nelle operazioni quotidiane
Controllare la produttività delle risorse è più facile se si parte da un budget che assegna degli obiettivi. Quando assegniamo una risorsa alle attività quotidiane dell’azienda, che sia una risorsa umana o una macchina o semplicemente una disposizione di denaro, vogliamo sapere quali risultati questa dovrà apportare. Il minuto dopo o meglio qualche tempo dopo vogliamo anche sapere quali risultati sta veramente apportando. E quali sono i motivi delle eventuali deviazioni. Ecco quindi che il primo criterio per capire come funziona l’azienda è sapere come si pensava che avrebbe dovuto funzionare. Stabilire i piani di inizio anno cioè i budget e confrontarli con la realtà ci aiuta a capire cosa sta succedendo davvero. E a prendere le decisioni conseguenti per aggiustare il tiro o per proseguire nella rotta di successo.
Il Controllo di Gestione non si basa su operazioni manuali
E’ forse chiaro a questo punto che il Controllo di Gestione ci fornisce una fotografia della realtà in termini di quello che sta succedendo rispetto a quello che doveva succedere. Volevamo guadagnare 100 e stiamo invece guadagnando 92. Possiamo affidarci ad operazioni manuali per sapere se stiamo guadagnando oppure no? Il vero beneficio che ci attendiamo da un modello efficace è che sia in grado di limitare gli errori e di fornire dati in tempo reale o quasi, evitando fastidiose riconciliazioni che sono di solito fonte di imprecisioni. Ad esempio se la contabilità industriale “scarica” il costo del venduto al verificarsi di una scrittura di vendita il sistema di controllo è in grado di aggiornarsi e di aggiornare le statistiche al procedere delle transazioni economiche. Sapere che vendiamo è positivo ma conoscere la profittabilità delle vendite in tempo reale lo è ancora di più…! E’ certo che per fare questo abbiamo bisogno di un Software Controllo di Gestione.
Un buon modello di controllo di gestione è flessibile ed esteso
Il modello di Controllo di Gestione deve consentire di mappare con grande flessibilità le diverse dimensioni organizzative ed economiche che un’organizzazione si trova a dover gestire. Quindi il Sistema Informativo, cioè il Software Controllo di Gestione costruirà per noi la gerarchia dei centri di costo e di profitto con flessibilità e finezza, e integrerà tutte le dimensioni in cui si sviluppa il business: sapere che le vendite stanno andando bene in generale è un fatto positivo ma poter dettagliare ad esempio che il canale di vendita dei negozi al dettaglio sta andando così bene, soprattutto per la sottoparte in franchising, da compensare le scarse vendite effettuate attraverso la distribuzione, che è particolarmente passiva in Europa, è un’informazione di grandissimo valore.
Abbiamo dunque bisogno di un Software Controllo di Gestione per gestire bene la nostra azienda e per capire se i nostri sogni di imprenditori si stanno avverando oppure no, per ricercare le cause delle deviazioni…
Chi si deve occupare di Controllo di Gestione?
Chi si occupa tradizionalmente di Controllo di Gestione
Il Controllo di Gestione è una disciplina che si occupa di controllare l’andamento dell’azienda. Per fare questo si usano diversi indicatori fondamentali decisi dalla Direzione e a volte chiamati Key Performance Indicator o KPI.
Trattandosi di “controllo” è facile immaginare che se ne occupi un “controllore”. Spesso cioè un manager capace di utilizzare i numeri che escono dalla contabilità e da altre fonti aziendali, consolidarli in un sistema informativo come ad esempio l’applicativo Leader Bitech nelle sue diverse versioni Start, Evolve ed Elite, e di ottenere da queste operazioni una serie di informazioni sulle effettive performance dell’azienda. Questo con lo scopo di informare il resto della Direzione e di apportare i correttivi ritenuti necessari soprattutto dal lato dei costi.
Ma è proprio attuale il ruolo del Controllore?
Il mondo delle aziende oggi è estremamente complesso. Molte volte può non essere sufficiente avere un occhio dedicato ai costi per poter raggiungere il successo desiderato da ogni imprenditore.
Il nostro lavoro è talmente influenzato da fattori esterni, che spesso non si sono ancora concretizzati in documenti contabili, da rendere molto meno rilevante di un tempo il valore che tali documenti sintetizzano e ci esprimono con i loro numeri. E’ opinione ad esempio dell’Associazione Internazionale dei “Professional Accountant” certificati (o AICPA) che oggi la rappresentazione del valore di un’azienda stia molto più al di fuori del suo bilancio che sui libri che lo rappresentano. Questo a causa di aspetti correlati all’attività aziendale come la reputazione di un’impresa, i movimenti repentini della fiducia dei consumatori, l’arrivo di nuovi concorrenti e altri ancora. Che sono solo in parte già in grado di creare impatti, positivi o negativi, sui nostri conti di oggi e che tendono a manifestarsi con maggiore evidenza di solito in maniera improvvisa, quando non vengono previsti per tempo.
Tutti fenomeni che è possibile “intuire” grazie alla nuova formula adottabile oggi per il Controllo di Gestione. Non più e non solo una mera collezione di indicatori che tengano sotto controllo i costi. Piuttosto una più ampia capacità di aggregare dati e tendenze che possano dire ad un occhio abituato quali fenomeni stanno cominciando ad agire sul nostro business.
L’epoca moderna del Controllo di Gestione
E’ questo il senso dell’utilizzo dell’applicativo Leader Bitech, soprattutto nelle sue versioni più avanzate. Tale applicativo può essere anzitutto affidato ad una persona dedicata a scoprire a 360 gradi quello che sta succedendo all’azienda anche dal lato della redditività. Per poi consentirgli in seguito di costruire un modello di controllo personalizzato.
L’epoca moderna del Controllo di Gestione è iniziata e tutti possiamo informarci maggiormente sulle sue implicazioni richiedendo una dimostrazione delle competenze di Bitech al riguardo.
Le tendenze che stanno cambiando il Decision Making
Tutto cambia e si evolve grazie alle tecnologie. Questo crea un impatto anche sui mestieri e le professioni che si ritengono più tradizionali e meno soggette all’evoluzione.
E’ il caso della gestione contabile e finanziaria che diventa pienamente digitale grazie alle disposizioni di legge sulla Fatturazione Elettronica, il cui cambiamento porta con sé una serie di tendenze evolutive di grande impatto sul modo in cui le aziende analizzano i dati e decidono del loro futuro.
Dai dati, alla piattaforma decisionale
Il primo cambiamento riguarda il modo di considerare il Decision Making. Anni fa sarebbe stato necessario raccogliere dati da diversi sistemi informativi allo scopo di fornire le informazioni necessarie alla Direzione per poter svolgere i suoi compiti di indirizzo. Oggi le aziende desiderano avere tutti i dati necessari in una sola piattaforma che faccia da tavolo per il budgeting, la pianificazione, la simulazione e la previsione.
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Automazione e algoritmi al servizio del business
Poiché le piattaforme decisionali come Leader Bitech diventano sempre più potenti e capaci, è sempre più agevole per le aziende automatizzare l’elaborazione dei dati, basandola su algoritimi e ottenendo informazioni nascoste, non visibili di primo acchito da una semplice report. L’analisi dei dati viene dunque assistita dai sistemi informativi che aiutano il Direttore Finanziario ad essere più arguto andando oltre le proprie conoscenze e le proprie sensazioni esperienziali.
Non solo dati finanziari e non solo addetti ai lavori
Quando i dati aziendali possono essere analizzati non solo da sistemi informativi disallineati tra loro, ma da piattaforme integrate e sempre più evolute, vale la pena fare un ulteriore sforzo e includere dati che provengono da funzioni diverse dalla contabilità e dalla finanza. I progressi nell’analisi che si rendono possibili con l’integrazione dei dati operativi (produzione, qualità, acquisti, eccetera) hanno reso le aziende sempre più desiderose di integrare nel Decision Making tutte le funzioni aziendali e di demandare una parte di tale analisi ai responsabili di funzione. Ecco dunque che il Controllo di Gestione diventa un’abitudine e una buona pratica per tutti coloro che devono prendere decisioni in azienda, con impatti positivi proprio nella fase decisionale.
Decisioni più rapide
Il primo riscontro immediato è rappresentato dal fatto che il processo decisionale avviene in maniera più veloce ed efficiente. Più dati e maggiore integrazione di informazioni, aiutano a capire efficacemente, a decidere più frequentemente e con maggior rapidità. I decisori saranno in grado di parlare tra di loro lo stesso linguaggio, arricchito dalla sintassi delle piatteforme decisionali e dalle informazioni ritrovabili al loro interno.
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L’importanza degli indicatori nel Controllo di Gestione
Prima di parlare di Software Controllo di Gestione, chiariamoci le idee… Il Controllo di Gestione è una disciplina manageriale che aiuta l’azienda a seguire un percorso strategico di crescita analizzando gli scostamenti rispetto alle previsioni ed identificando situazioni nelle quali è richiesto l’intervento della direzione.
Possiamo quindi paragonare il Controller o chi ne fa le veci ad un timoniere che imposta la guida su una rotta prestabilita e che si fa carico di eseguire le opportune correzioni quando necessario.
Nella complessità della vita aziendale quotidiana il ruolo del timoniere è reso difficile dalla molteplicità dei dati che spesso possono anche dare adito ad interpretazioni controverse o addirittura errate. Un aumento delle vendite a seguito di una promozione non è detto che comporti necessariamente un aumento della profittabilità, ad esempio.
Ecco dunque che gli “indicatori” svolgono un compito importante nell’assistere il timoniere nel difficile compito di governare il rispetto della rotta. Un indicatore è una Informazione quantitativa su un aspetto della realtà con riferimento ad una unità utile per descrivere e conoscere comparativamente quella unità circa il fenomeno studiato. E’ compito dei Software Controllo di Gestione raccogliere i dati necessari alla produzione degli indicatori.
Non tutte le informazioni possono essere degli indicatori. L’indicatore infatti deve essere facilmente ricavabile, deve essere comprensibile, deve essere misurabile oggettivamente, rilevabile con periodicità, facilmente accessibile e riproducibile tramite grafici, tabelle e istogrammi .
La sensazione che il business stia andando bene, ad esempio, non è un indicatore. Mentre si può costruire un indicatore sul numero di ordini ricevuti da clienti nel periodo di un mese.
Un singolo indicatore non potrà tuttavia facilmente fornire una visione completa sul funzionamento dell’azienda. Per questo il Controllo di Gestione si afferma come disciplina esaustiva, in quanto fornisce risposte quantitative tramite indicatori costruiti appositamente per rappresentare un modello di funzionamento ideale dell’organizzazione.
La risposta complessiva che si ottiene dal Controllo di Gestione è dunque tanto più semplice e simile all’alternativa positivo / negativo (stiamo andando bene oppure no) quanto più il sistema di indicatori sarà stato costruito in modo da mostrare il quadro allargato delle funzioni aziendali. Gli ordini ricevuti per mese stanno aumentando in quantità e il valore medio di tali ordini è stabile mentre la profittabilità di ciascuna commessa è in leggero rialzo e i costi di produzione stanno leggermente scendendo. Questo sistema di indicatori ci dice che l’azienda è allineata nei suoi obiettivi di produrre e vendere di più a margini costanti o crescenti.
Per informazioni su come il Controllo di Gestione e su come i Software Controllo di Gestione possono aiutare la tua azienda visita la pagina dedicata al Controllo di Gestione per le aziende moderne.
La scienza nuova del Controllo di Gestione
Il Controllo di Gestione si è affermato come pratica di eccellenza in tempi piuttosto recenti e ancora non è particolarmente diffusa tra le piccole e medie aziende.
Peraltro si tratta di un modo di guardare ai numeri dell’impresa che conduce immancabilmente a benefici già a partire dalla sensazione di avere “tutto sotto controllo”.
Quali sono i principi fondamentali del controllo di gestione?
- Creare un modello di controllo
Una delle cose interessanti del controllo di gestione è che il modello di controllo sta nelle nostre mani. Se abbiamo le idee chiare possiamo crearlo a immagine e somiglianza del nostro sistema mentale di analisi. Se invece non siamo utenti esperti del controllo di gestione possiamo affidarci ai sistemi informativi che si fanno carico di proporci dei modelli, come è il caso di Leader. In ogni caso per definizione i modelli di controllo di gestione sono flessibili e vengono plasmati per raccogliere le informazioni che vogliamo e per restituirci gli indicatori che riteniamo più idonei al nostro sistema di controllo o a quello che ci viene suggerito. - Analizzare per crescere e trasformarsi
La disponibilità degli indicatori che abbiamo deciso di investigare è la nostra porta di entrata verso l’organizzazione aziendale. Come mai stanno aumentando i costi? Quali processi stanno caricandosi di costi supplementari? E per dare origine a cosa? Le domande che possono sorgere dalla semplice consapevolezza di un indicatore spesso sono i salvagente che consentono alle aziende di cambiare direzione o anche più facilmente le fonti di idee nuove e di discussioni creative al livello della Direzione per trovare nuove strade di sviluppo. - Pianificare per dare autonomia e controllare i risultati
Uno degli strumenti del controllo di gestione è il concetto di “budget”, che corrisponde ad un ammontare di risorse finanziarie che si devono raggiungere (in termini di ricavi ad esempio) o che non si devono superare (in termini di costi in questo caso) allo scopo di consentire a tutta l’azienda di raggiungere i propri risultati. Ecco dunque che il concetto di “budget” consente allo stesso tempo di dare autonomia alle funzioni, le quali operano secondo la loro capacità e le loro politiche di gestione, e allo stesso tempo di controllarne l’operato sia sulle variabili oggetto del budget che sulle variabili correlate. Raggiungere o anche superare il proprio budget di vendita mentre si raddoppiano i costi commerciali può non essere un obiettivo desiderabile ed il controllo di gestione ci fornisce gli strumenti per verificare quasi quotidianamente il realizzarsi delle attività correlate.
Il controllo di gestione è oggi disponibile per tutte le aziende tramite strumenti che possono essere usati sia in modo semplificato che in modo complesso.
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